業務効率化とは？

業務効率化とは、業務プロセスから「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3つを省き、仕事が効率的に進むように図ることです。

 

よく似た言葉に「生産性向上」がありますが、こちらは従業員一人あたりや労働時間あたりの成果を高めるという「結果」を意味します。そして、業務効率化は生産性向上の「手段」の一つという違いがあります。

 

生産性向上以外にも、業務効率化を図ることで得られるメリットはさまざまです。詳細は後述する「業務効率化に取り組むことで得られるメリット」をご覧ください。

 

業務効率化が求められる理由や重要性

今、業界や業種を問わず多くの企業で業務効率化が求められています。そこには以下のような理由があります。

 

働き方改革のため

近年は働き方改革によってワークライフバランスを保つことが求められており、残業をはじめとした過剰な労働の見直しが推奨されています。これまでの成果を維持しつつ労働時間を削減するために、業務の効率化が重要視されているのです。

 

労働人口の減少による人材不足のため

日本は少子高齢化が進んでいることから労働者人口も減少しています。これにより少ない人手で業務に対応できるような対策が求められており、そのための手段の一つとして業務効率化が求められているのです。

 

多様化する働き方に合わせるため

かつてはオフィス内で従業員全員が同じ時間に仕事を行う働き方が主流でしたが、近年はテレワークや時短勤務、フレックスタイム制などさまざまな働き方が増えています。このような多様な働き方の導入を検討する際にも業務の効率化が重要になります。

業務効率化に取り組むことで得られるメリット

業務効率化の重要性については前述のとおりですが、以下ではより具体的に、業務効率化に取り組むメリットを解説します。

 

コストの削減につながる

冒頭で解説したとおり、業務効率化に取り組むことによって、業務上のムリ・ムダ・ムラを省き解消することができます。

 

より短い時間や少ない人員で成果をあげられるようになり、時間や人件費のコスト削減につながります。

 

生産性の向上・利益率の向上が見込める

業務効率化によって少ないリソースで業務に対応できるようになると、インプットの削減につながります。削減した分のリソースを別の業務に充てることもできるようになるため、結果として生産性の向上が図れるようになります。

 

また生産性の向上に加え、前述したコスト削減の面からも企業の利益増大にアプローチができ、より効果的な利益率向上につながります。

 

従業員のモチベーションアップや定着率の向上につながる

過剰な労働や残業は従業員のモチベーション低下を引き起こし、退職を考える要因になります。業務効率化によって労働時間を短縮し、労働環境を改善することは、従業員のモチベーションアップや定着率の向上につながります。

 

従業員の育成やスキルアップに使える時間が確保できる

コア業務に追われ、時間を確保できずに従業員の育成が不十分だと感じている場合は、業務効率化によりムダな工数を削減をすることで従業員の育成やスキルアップに使う時間を確保することが可能です。

 

たとえば、管理職層はしっかりとした教育体制の構築に時間を割くことができ、従業員は時間に余裕ができることで、自身がスキルアップをするための時間を設けられます。

 

業務効率化を実現させるまでの流れ

ここからは業務効率化を実現するための手法について解説していきます。まずは、業務効率化を実現させるまでの流れをまとめましたのでぜひご一読ください。

 

業務の全体像を可視化する

まずは業務の全体像を可視化します。具体的には以下のような情報を整理しましょう。

 

• 業務内容
• 担当者
• 業務ごとに必要な人員
• 所要時間や工数

 

「可視化」について詳しくは以下の記事で解説しています。

可視化することでどんなメリットがある？見える化との違いやポイントについて

課題の洗い出しと優先順位を付ける

可視化した業務の中で不要なプロセスや重複しているプロセスをチェックし、課題を洗い出します。洗い出した課題には優先順位をつけ、改善施策の方法を検討・決定します。

 

改善施策の方法を検討する際は業務改善の8原則で考えると良いでしょう。「廃止・削減・容易化・標準化・計画化・分業分担・同期化・機械化」の順で進めていきます。

 

• 廃止：止めることができる業務はないか考える
• 削減：業務の回数や頻度を減らす
• 容易化：複雑な作業の流れを簡潔・簡単にする
• 標準化：ルール化して統一する
• 計画化：計画性のある進め方を検討する
• 分業分担：作業を分担して効率化できないか考える
• 同期化：関連する作業を並行して進める
• 機械化：自動化できる作業はないか、ツール導入などの検討をする

 

上記のように、一つずつ検討をしていくことで、業務の効率化が図れます。

 

効率化を進めるためのスケジュールを立てる

課題ごとの改善施策を決定したら、取り組みを開始する日程などのスケジュールを立てます。そして、そのスケジュールに沿って効率化を進めていきましょう。

 

効果検証を行いPDCAサイクルを回す

改善施策を行った後は効果検証を行い、業務効率化が実現できているかを検証します。その後は検証結果を用いてPDCAを回し、より精度を高めていきます。

業務効率化を進めるための具体的な方法

続いて、業務効率化を進めるための具体的な方法を紹介します。

 

現状、無駄と判断できる業務は省く

可視化した業務の中で、現時点で無駄と判断できるプロセスがあった場合、まずは廃止の方向で検討することが業務効率化につながります。

 

どうしても廃止できない場合は、より少ない人員や時間で対応できる形にプロセスを変更できないかを考えましょう。

 

マニュアルやフローチャートを作成する

各業務のマニュアルやフローチャートを作成することで、確認や質問の時間を削減でき、業務効率化につなげられます。

 

特にマニュアルは担当者に左右されず業務の達成度を一定レベルに揃えられるというメリットもあり、必要性が高いと言えるでしょう。

 

分業化して作業効率が下がっているものは統合する

業務の内容次第では統合を図る方法もおすすめです。分業化することで作業効率が下がってしまっているケースがあるため、そのような業務を統合することで無駄を省き、業務効率化につなげることができます。

 

アウトソーシングやツールの導入を検討する

アウトソーシングやツールの導入を検討することも業務効率化を図る方法の一つです。

 

たとえば人事の採用業務には人材育成やマネジメント支援などのプロセスが伴いますが、これらのプロセスをより効率的に行う場合、人事施策に活用が可能な適性検査SPI３がおすすめです。

 

SPI３には採用者向けと従業員向けがあり、採用者候補者向けのSPI３では職種の違いを越えて共通して要求される「知的能力」と性格的な特徴に加えてどのような業務内容や職場の雰囲気に適応しやすいかが数値化されるので、面接や内定フォロー、データに基づいた初期配属の検討などに活かせます。

 

従業員向けの「SPI３ for Employees」では、従業員の性格、志向・仕事観を測定でき、上司によるメンバーへのマネジメント支援はもちろん、従業員の自己理解・キャリア自律の促進にもつながります。

 

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業務効率化を進める際のポイントや注意点

最後に、業務効率化を進める際のポイントや注意点についても解説します。結果につながる改善を行うためには以下の内容を意識しましょう。

 

従業員への周知・意識改革を行う

業務効率化は従業員の協力がなければ進めることができません。そこで、効率化を行う際には従業員に対して効率化実施の目的や理由を説明し、周知することで意識改革を図ることが重要です。

 

担当者の変更・人材配置を再検討する

業務の担当者を適性に応じて変更したり、人材配置を再検討したりすることは効率化を図るポイントの一つです。

 

適切な人材配置を行うためには従業員の強みや価値観を可視化することが重要になります。従業員の情報を可視化することで、個々の能力を最大限に発揮できるポジションへの配置が可能になります。

 

人材配置を目的とした従業員の情報の可視化にも「SPI３ for Employees」は役立ちます。データとして取得した性格、志向・仕事観をふまえて配属先を決定することで従業員それぞれの強みを活かせる環境を与えられ、業務効率化につながります。

 

社内コミュニケーションがとりやすい環境を作る

業務効率化では各種作業を効率的に行うことはもちろん、情報共有などもスムーズに行える環境を目指します。社内コミュニケーションがとりやすい環境作りをすることも大切だと言えるでしょう。

 

まとめ

本記事では業務効率化が求められる理由や重要性、取り組むことで得られるメリット、実現するまでの流れ、進めるための具体的な方法、ポイント、注意点などを解説しました。

 

業務効率化はコスト削減や生産性向上、従業員のモチベーション向上などさまざまなメリットがあります。多くの企業に共通する人材不足の問題を解決する一助にもなることでしょう。本記事を参考に、少しずつ業務効率化を進めてみてはいかがでしょうか。

 

業務効率化を行う際にも適性検査SPI３が活用できます。採用業務における人材育成やマネジメント支援に役立てたり、従業員をより適性の高いポジションへ配属したりすることが可能です。

 

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