1.内定辞退の背景には何がある？

企業の採用担当者にとって、期待を込めて採用を決めた人材の内定辞退は最も避けたいことかと思います。採用活動を再度進めなければいけない、という時間的な負担の増加もありますが、ぜひ入社してほしいという想いが叶わなかったことにより精神的なショックを感じることもあるでしょう。面接の時点では「入社して頑張りたい」という意思をもっていた新卒者や中途採用の候補者が内定を辞退する背景には、何があるのでしょうか。

1.1.企業と候補者のミスマッチがあった

まずは、候補者が企業とのミスマッチを感じ、内定を辞退してしまうケースから紹介します。
面接や、内定後の懇親会・内定式などを通じて、候補者が「自分の描いていた企業像と違う」と感じて内定を辞退するケースがあります。

●面接での雰囲気で合わないと感じた

面接者の雰囲気が、候補者自身に合わないと判断されてしまうことがあります。企業側は、できるだけ候補者と相性の良さそうな面接者を選んで面接をセットするか、候補者の志向に合わせた言葉遣いや雰囲気を意識して面接に臨むのが望ましい対応だといえます。しかし、候補者の志向や性格をつかみきれていないと、面接者の雰囲気や価値観を合わせることができず、候補者の心が離れてしまうことがあります。

●その企業で働くことに懸念があった

企業で働くことに何かしらの懸念を持たれると、内定辞退につながるリスクとなります。
例えば、「社内見学で社風が合っていないと感じた」「業務に適性がなく、勤める自信がない」などが内定辞退の理由として挙げられます。

●自社PRの仕方に違和感を覚えた

誤った自社PRも、内定辞退を引き起こす要因の1つです。例えば、優秀な人材と切磋琢磨して、ともに成長できる環境を望む候補者に対して、「和気あいあいとした雰囲気」や「フラットな人間関係」といった部分に焦点をあてた自社PRをしてしまうと、候補者が求める情報と違うため違和感が生じます。  その結果、候補者に「何か違うかも」という不安を抱かせることになり、辞退されてしまう可能性が高まります。

●労働条件が希望に合っていなかった

給与や休日、福利厚生、勤務地など、労働条件が希望に合わなかった場合にも内定辞退が起こり得ます。
労働条件の希望については、選考のなるべく早い段階で確認を行うことで、お互いのミスマッチを防ぐことができます。

1.2.候補者都合によるもの

続いては、候補者都合によるケースを紹介します。
上述したものは、企業側の問題で辞退を招いてしまう場合ですが、候補者側の理由で辞退されてしまう場合もあります。

●より志望度の高い企業を優先した

就職活動や転職活動においては、複数の企業に応募するのが一般的です。
複数の企業から内定が出た場合、候補者はその中から最も志望度の高い企業を選ぶため、もし自社よりも志望度の高い企業から内定が出ている場合は内定辞退されてしまう可能性があります。

●現職からの引き止め

中途採用の場合、転職希望者が現職からの強い引き止めにあって転職を断念することがあります。

●家族などに反対された
候補者自身の入社の意思が、親や兄弟、親族などの反対によって覆されることもあります。同じ業界や近い業種で働いている友人といった、第三者の情報が影響している場合も少なくありません。

2.そもそも面接の役割とは

先述の通り、内定辞退の理由にはさまざまなものがありますが、面接が内定辞退の一因となる場合もあります。
このことについてさらに詳しく理解するために、まずは面接の役割について説明します。

候補者と直接対面して、その人となりを見る面接には、大きく4つの役割があります。

●情報収集：候補者の本質に迫り、より多く情報を引き出す

●評価選別：採用基準に照らして、応募者を評価する

●情報提供：候補者が必要とする情報を提供し、意思決定を支援する

●動機形成：候補者に好印象を与え、入社動機を高める

面接を実施する際、つい「情報収集」や「評価選別」に注力しがちです。しかし、面接は「情報提供」や「動機形成」といった、候補者の入社を後押しするための重要な役割も担っていることを忘れてはいけません。

企業の理念や仕事内容、社風などの情報のうち、候補者の性格や志向性に合わせて絞り込んだ内容を伝え
適切に情報提供することによって、「この企業は自分に合っている」「この会社でがんばりたい」という前向きな気持ちを引き出し、入社動機を形成させることができます。
言い換えれば、情報提供や動機形成としての役割が機能していない面接では、候補者との適切なコミュニケーションができず、内定辞退を引き起こす可能性が高まるということです。

3.内定辞退を引き起こす面接のリスク要因

では、内定辞退を引き起こす面接とは、具体的にどのようなものでしょうか。
続いて、内定辞退を引き起こす面接の課題について説明します。

3.1.面接時にすり合わせができていない

面接時に、候補者と企業の希望のすり合わせができていないと、ミスマッチが起こり内定辞退の可能性が高まります。
このケースでは、面接の役割でいう情報収集と情報提供をしっかり行う必要があります。

3.2.面接者の印象が悪い、候補者と合っていない

面接者は、選考中に候補者が出会う唯一の社員である場合が多く、面接者が候補者にとっての企業の顔になるといっても過言ではありません。
そのため、「面接者の印象が悪い」または「自身と合わなかった」と候補者に判断されると、内定を辞退される可能性があります。

3.3.面接前後の連絡が遅い

面接の日程調整や結果に関する連絡が遅くなると、企業の信頼が損なわれかねません。
また、候補者に採用の意欲が低いと思わせてしまう原因にもなり、動機形成の妨げになります。

4.面接で良い意思決定を促し、内定辞退を防ぐ方法とは？

面接の課題を踏まえた上で、面接において候補者と企業の双方が良い意思決定を行い、内定辞退を防ぐための4つの方法を解説します。

4.1.候補者に合わせたコミュニケーションを取る

面接時には、候補者に合わせたコミュニケーションを取るよう心がけてください。
候補者によって企業に求めるものや価値観が異なるため、候補者全員に同じ自社PRをしても効果的な動機づけになるとは言い難いでしょう。

候補者が企業に求める環境や労働条件を聞き出し、個人に合わせた適切なPRをすることで、候補者を安心させ入社に対して前向きな気持ちにさせることができます。

4.2.すり合わせをしっかり行う

面接の際に候補者の希望や企業に対する懸念点を明確にした上で、企業が社員に求めるものを伝え、双方の意志のすり合わせを行います。
面接時に丁寧なマッチングを行うことで、入社後も希望を叶えて活き活きと働けるようになります。また、「想像していた仕事や風土と違った」という理由で内定を辞退されるのを防ぐことも可能です。

4.3.適切な面接者を選ぶ

繰り返しになりますが、面接者は候補者にとっての企業の顔となります。
企業の印象を向上させ、入社を後押しするためにも、人当たりの良く、好印象な社員を面接者としてアサインすることをおすすめします。
可能であれば、候補者のタイプとマッチした面接者を選任するのが良いでしょう。

4.4.連絡やレスポンスは迅速に行う

選考日程や内定の通知は迅速に行いましょう。候補者から問い合わせがあった場合のレスポンスも同様です。
連絡やレスポンスを迅速に行うと、候補者と信頼関係が築けるのに加え、採用意欲が高いことをアピールできるため、動機形成につながります。

特に内定通知に関しては、最初に内定をもらった企業の入社を決める候補者も多いため、内定が確定し次第できるだけ早く通知することを推奨します。

5.面接におけるSPIの活用方法

面接で入社の動機づけを行い、内定辞退防止策を強化するためには、SPIの活用が効果的です。
最後に、面接におけるSPIの活用方法を紹介します。

5.1.SPIを動機づけに活用する

面接では、情報提供と動機形成を行うことが重要だと先述しました。
数ある企業の情報のうち、候補者の性格や志向性に合わせた内容を伝えるためには、候補者の人となりを理解する必要があります。そこで活躍するのがSPIです。SPIによる客観的な検査データを参考に面接に望めば、候補者に合わせた情報提供や、話の雰囲気を作ることができるでしょう。

次のような方法で、SPIを活用してみてください。

5.2.面接者にSPIを実施する方法も

面接者にSPIを実施する活用方法もあります。
SPIを実施し、適性のある人材や候補者のタイプに合った人材を面接者として選任します。その結果、候補者が面接者ひいては自社に好印象を持ち、動機形成を促す可能性があります。

候補者のタイプに合わせて面接者を選任するのが難しい場合、先述のように候補者のSPI結果をもとに、タイプ別にコミュニケーションを取るよう心がけると良いでしょう。

6.SPIを活用して、内定者とのコミュニケーションで良好な意思決定を

候補者一人ひとりを深く理解し、相互的なコミュニケーションを取ることで、候補者と企業の双方が納得した上で入社を決定できます。
これによって、内定辞退を防止できるのはもとより、候補者自身も入社後に活躍し、長く働き続けられる企業を選ぶことができるでしょう。

候補者の理解と適切なコミュニケーションには、SPIの活用が有効です。
SPIは、採用活動のさまざまな場面で活用できます。
面接時、候補者に合わせた情報提供を実現する他、内定後に採用理由を伝えたり、SPI結果を本人に知らせて自己理解につなげたりと、安心感や納得感を持って内定を承諾してもらうためのツールとして役に立ちます。

ぜひ、候補者や内定者とのコミュニケーションや入社の動機づけに、SPIをご活用ください。

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